El método Kaizen, surgió en Japón durante los años cincuenta y fue aplicado en el sector automovilístico. Su principal misión es mejorar y hacer más eficientes los diferentes procesos de producción y fabricación a través de pequeños cambios. En lugar de realizar grandes modificaciones integrales, el método Kaizen se enfoca en la transformación de pequeñas tareas dentro de un proceso de cambio gradual, paso a paso, marcando metas sencillas para alcanzar a posteriori y a largo plazo hitos mayores.
El término nace de la contracción de dos kanjis japoneses:
- 改 (kai) cuyo significado es «cambio» o «enmendar».
- 善 (zen) que se traduciría como «beneficioso» o «bueno».
Este método de origen japonés nos invita a realizar un proceso constante de mejora dentro de todas nuestras actividades, tanto a nivel empresarial como personal, indagando en cuáles son los pequeños fallos que detectamos en en el día a día y cómo podemos solucionarlos y seguir en un continuo avance.
¿Cómo aplicar el método Kaizen en nuestra empresa?
Como hemos visto, el método Kaizen nos invita a mejorar en nuestros procesos realizando pequeños cambios continuos los cuales nos permiten alcanzar objetivos más asimilables, evitando de esta manera la frustración que en ocasiones sucede al plantearnos metas más complejas, las cuales son mucho más complicadas de alcanzar y, por consiguiente, de mayor dificultad de realizar.
No obstante, el plantearnos hitos de menor dimensión no quiere decir que no tengamos perspectiva de largo plazo, sino que en lugar de centrarnos en cambios complejos para alcanzar grandes avances, lo realicemos en pequeñas etapas de logros a un ritmo constante. De esta manera, estaremos avanzando de una forma progresiva y menos invasiva para nuestro equipo humano, así como para nuestros protocolos y procesos de producción de bienes y servicios.
Cinco técnicas del método Kaizen para aplicar en la empresa
El método Kaizen, contiene multitud de opciones y técnicas de aplicación dentro del mundo empresarial. Entre todas ellas, destacaremos cinco que nos ayudarán dentro del proceso de mejora continua:
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Las cinco «S»
Esta técnica de las cinco «S» dentro del método Kaizen muestran cinco pasos a través de los cuales mejorar el rendimiento de nuestra producción:
- Seiri o clasificar: durante esta primera etapa clasificaremos qué es lo realmente útil y lo qué no es realmente necesario para realizar una tarea o proceso.
- Seiton u organizar: en este segundo paso organizaremos los recursos y procesos dándole un orden, un lugar, de tal manera que siempre sepamos cómo acudir a él o realizarlo.
- Seiso o limpiar: durante este tercer nivel nos focalizaremos en la limpieza del lugar de trabajo, para hacer de esta forma más fácil el mismo y evitar también posibles accidentes.
- Seiketsu o estandarizar: en este cuarto paso estandarizaremos todos los procesos para armonizar de esta forma los diferentes niveles de producción y homogenizar nuestros productos y servicios.
- Shitsuke o autodisciplina: en esta última etapa nos centraremos en fomentar la autodisciplina entre nuestra propia plantilla, de tal manera que sean también conscientes y partícipes de los procesos de mejora llevados a cabo y vean los mismos no como una imposición, sino como una forma de avanzar, una metodología empresarial pero también de vida.
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Enfoque PDCA
Con esta técnica utilizaremos en esta ocasión cuatro pasos que irán rotando en forma de círculo como una constante:
- Planificar: Analizaremos nuestra empresa y nos plantearemos según nuestro análisis metas alcanzables.
- Hacer (Do): Una vez definido el plan realizaremos su implementación dentro de nuestra organización
- Comprobación (Check): En este tercer paso comprobaremos hasta qué grado se han alcanzado los objetivos marcados y buscaremos los problemas y errores.
- Actuar: En este último paso haremos incidencia en qué hemos fallado para incluirlo en el próximo plan de acción que volveremos a comenzar.
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Los cinco «por qué»por qué
Con esta técnica, a través de preguntarnos en cinco ocasiones consecutivas el por qué de los fallos que tenemos, obtendremos de una forma mayéutica el motivo por el que nace el fallo. Lo veremos más claro con el siguiente ejemplo de por qué un cliente no adquirió nuestro producto o servicio:
- ¿Por qué? – Porque no le llegó el presupuesto.
- ¿Por qué? – Porque no se realizó el presupuesto.
- ¿Por qué? – Porque el trabajador estaba en otras tareas
- ¿Por qué? – Porque hay mucha carga de trabajo.
- ¿Por qué? – Porque falta personal.
Por tanto, de esta manera llegamos a conclusión que la raíz del problema es la falta de personal.
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La retrospectiva
A través de esta técnica, los trabajadores se reúnen y exponen todas las tareas que han realizado durante los últimos días, cómo las han realizado y en qué punto se encuentran de las mismas, además de explicar los diferentes problemas que se han encontrado durante el proceso. Una vez expuestas las diferentes situaciones, los compañeros de producción dan su enfoque para encontrar soluciones a los problemas que se han encontrado, así como para optimizar algún proceso.
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La técnica Kanban
Esta técnica se basa en un principio muy sencillo de llevar a cabo y es dar sólo la información oportuna en cada momento, sin dar la que en ese instante es innecesaria. De esta manera, evitamos sobrecargar de información y evitamos confusiones.
Cómo hemos podido comprobar, gracias al método Kaizen podremos mejorar paso a paso los procesos dentro de nuestra empresa de una forma constante. Comprendemos que incluso realizar la implementación de modificaciones puede ser una tarea compleja, e incluso el propio análisis de nuestros procesos, ya que es complicado alcanzar la objetividad, es por ello que una excelente opción es la de la externalización de este tipo de servicios, a través de empresas y auditoras especializadas que nos ayudarán a conocer mejor los procesos de nuestros negocios y a poder mejorarlos.
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